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Projektstrukturplan: Ihr Fundament für erfolgreiches Projektmanagement

Jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer klaren Struktur. Der Projektstrukturplan (PSP) ist das Fundament, auf dem Sie Terminplanung, Ressourcensteuerung und Kostenkontrolle aufbauen. Er ist weit mehr als eine bloße Aufgabenliste – er ist das organisatorische Rückgrat Ihres Vorhabens.

Eine Excel-Vorlage zur Erstellung eines Projektstrukturplans können Sie hier herunterladen und sofort für Ihr Vorhaben nutzen:

Was ist ein Projektstrukturplan wirklich?

​Ein Projektstrukturplan ist die vollständige, hierarchische Darstellung aller Arbeitspakete, die in einem Projekt zu erledigen sind. Er definiert was getan werden muss, wer die Verantwortung trägt und bietet die Basis für die Planung von Aufwand und Ressourcen. Entscheidend ist: Der PSP enthält keine zeitlichen Abläufe – diese bleiben dem Terminplan vorbehalten.

Die drei Säulen eines professionellen Projektstrukturplans

1. Vollständigkeit und Übersicht

Ein qualitativ hochwertiger PSP enthält alle Aufgaben des Projekts – inklusive des Projektmanagements selbst. Diese Vollständigkeit macht ihn zur zentralen Quelle für alle weiteren Planungsschritte. Nur wenn nichts vergessen wird, können realistische Termin- und Kostenpläne erstellt werden.

2. Klare Strukturierung und Verantwortlichkeit

Durch die sinnvolle Gruppierung von Aufgaben in Teilaufgaben und Arbeitspakete entsteht eine logische Hierarchie. Jedes Arbeitspaket – die kleinste, nicht weiter teilbare Einheit – erhält einen eindeutig benannten Verantwortlichen. Diese Person ist der "Kümmerer", der für inhaltliche Qualität, Einhaltung von Terminen und Budget verantwortlich zeichnet.

3. Standardisierung und Wissensmanagement

Ein durchdachtes Gliederungssystem ermöglicht die Anpassung von Projektstrukturplänen für ähnliche Vorhaben. So wird der PSP nicht nur zum Steuerungsinstrument für das aktuelle Projekt, sondern auch zur Wissensdatenbank für zukünftige Vorhaben.

Die Sprache des Projektstrukturplans: Wichtige Begriffe

  • Arbeitspaket: Eine in sich geschlossene Aufgabe, die nicht weiter unterteilt wird. Die Summe aller Arbeitspakete ergibt das gesamte Projekt.

  • Teilaufgabe: Eine Gruppierungseinheit, die mehrere Arbeitspakete bündelt. Sie dient der Strukturierung, ersetzt aber nie die detaillierte Ebene der Arbeitspakete.

  • Projektstrukturcode: Ein eindeutiges Nummerierungssystem, das jedes Element identifiziert (z.B. 1.3.2 für das zweite Arbeitspaket in der dritten Teilaufgabe der ersten Hauptphase).

  • Wurzelelement: Die oberste Ebene – das Gesamtprojekt selbst.

Wie Sie die richtige Struktur finden: Drei bewährte Gliederungsprinzipien

1. Phasenorientierte Gliederung

​Ideal für Projekte mit klaren zeitlichen Abschnitten und auch für Bauprojekte. Beispiel: Konzeption → Entwicklung → Test → Einführung. Wichtig: Die Position im PSP sagt nichts über die zeitliche Reihenfolge aus!

2. Objektorientierte Gliederung

Perfekt für Produktentwicklungen oder auch Bauprojekte. Die Struktur folgt den physischen oder logischen Komponenten des Ergebnisses (z.B. bei Software: Datenbank → Backend → Frontend → Dokumentation).

3. Funktionsorientierte Gliederung

Die Struktur bildet die zu erbringenden Funktionen oder Aktivitäten ab (z.B. Marketing → Entwicklung → Vertrieb → Support).

Die Wahl des Prinzips hängt von Ihrem Projekt und Ihrer Organisation ab.

Arbeitspakete richtig definieren: Die Kunst der angemessenen Detaillierung

  • Ein gutes Arbeitspaket:

  • Repräsentiert etwa 1-5% des Gesamtprojektumfangs

  • Ist in sich geschlossen und hat ein klar definiertes Ergebnis

  • Kann von einer einzelnen Person verantwortet werden (auch wenn mehrere mitarbeiten)

  • Ermöglicht realistische Aufwandsschätzungen (typisch: 20-100 Arbeitspakete pro Projekt)

  • Praxisbeispiel: Entwicklung einer neuen Website

  • Zu grob: "Website erstellen" ❌

  • Zu detailliert: "Button farblich anpassen" ❌

  • Optimal: "Kontaktformular implementieren mit Validierung" ✅

Vom PSP zur Umsetzung: Aufwand, Dauer und Ressourcen

Der Projektstrukturplan bildet die Basis für die nächsten Planungsschritte:

 

Aufwand vs. Dauer verstehen:

  • Aufwand: Der benötigte Ressourcenverbrauch (z.B. 10 Personentage)

  • Dauer: Die Kalenderzeit für die Bearbeitung (abhängig von Ressourcenverfügbarkeit)

​​

Beispiel: Ein Arbeitspaket mit 8 Personentagen Aufwand hat bei einer Vollzeitkraft eine Dauer von 8 Tagen, bei zwei Mitarbeitern theoretisch 4 Tagen (in der Praxis beachten Sie dabei Abhängigkeiten und Kommunikationsaufwand).

​

Bewährte Schätzmethoden:

  • Expertenbefragungen und Schätzklausuren

  • Analogiebildung zu ähnlichen, abgeschlossenen Projekten

  • Parametrische Schätzverfahren (bei standardisierten Aufgaben)

  • Dreipunktschätzung (optimistisch/wahrscheinlich/pessimistisch) für realistische Bandbreiten

Ihre Checkliste für einen effektiven Projektstrukturplan

  1. Beginnen Sie mit dem Ende im Sinn: Definieren Sie das Projektergebnis klar

  2. Wählen Sie ein Gliederungsprinzip und bleiben Sie dabei konsistent

  3. Erarbeiten Sie die Struktur im Team – verschiedene Perspektiven erhöhen die Vollständigkeit

  4. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für jedes Arbeitspaket

  5. Prüfen Sie auf Lücken und Überschneidungen

  6. Nutzen Sie den PSP als lebendiges Dokument – passen Sie ihn bei Bedarf an

Projektstrukturplan

Hier zur Excel-Vorlage für einen Projektstrukturplan. Die Vorlage enthält eine Kurzanleitung. 

Projektstrukuturplan.jpg

Von der Theorie zur Praxis: So unterstützt Sie unsere Vorlage

Unsere professionelle Vorlage für Projektstrukturpläne bietet Ihnen ein sofort einsatzfähiges Gerüst, das Sie an Ihr Projekt anpassen können. Sie enthält:

  • Vordefinierte Gliederungsebenen für klare Hierarchien

  • Platz für Verantwortlichkeiten und erste Aufwandsschätzungen

  • Integrierte Projektmanagement-Arbeitspakete

  • Logische Nummerierung für eindeutige Identifikation

  • Flexible Anpassungsmöglichkeiten an Ihre Projekte

 

Ihr nächster Schritt: Laden Sie unsere Vorlage herunter und starten Sie mit der Strukturierung Ihres nächsten Projekts. Ein durchdachter Projektstrukturplan ist keine Zeitverschwendung – er ist die klügste Investition in den reibungslosen Projektverlauf und Ihren Erfolg als Projektmanager.

Tipp: Kombinieren Sie Ihren Projektstrukturplan mit einer regelmäßigen Review-Routine. Ein lebendiger PSP, der während des Projekts gepflegt wird, ist Ihr bester Frühwarnindikator für potenzielle Probleme.

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